Política de tratamiento de datos personales
Este documento explica qué datos personales recoge Seguridad El Progreso Ltda., para qué los usa, con quién los comparte, cuánto tiempo los conserva y cómo puede cualquier persona conocer, corregir o pedir que se eliminen los suyos.
1.Responsable del tratamiento
- Razón social
- Seguridad El Progreso Ltda.
- NIT
- 830.094.607-4
- Domicilio
- Calle 49A n.º 71-03, barrio Normandía, Bogotá D.C., Colombia
- Teléfonos
- (601) 414 6217 · (601) 260 2099
- Correo
- servicioalcliente@seproltda.com
- Página
- seproltda.com
Seguridad El Progreso Ltda. (en adelante, «la empresa») presta servicios de vigilancia y seguridad privada bajo la inspección de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, y es responsable del tratamiento de los datos personales que recoge en desarrollo de su actividad.
2.A quién aplica
Esta política aplica a todas las bases de datos y archivos, físicos y digitales, que contengan datos personales tratados por la empresa, y a quienes trabajan en ella o actúan en su nombre. Cubre los datos de:
- trabajadores, extrabajadores y sus beneficiarios;
- aspirantes a un cargo;
- clientes y sus representantes;
- residentes, usuarios y personal de los lugares donde se presta el servicio;
- visitantes que ingresan a esos lugares;
- proveedores y contratistas;
- personas que escriben por la página web, el correo, el teléfono o el canal de PQRS.
3.Definiciones
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Dato sensible: el que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud y los biométricos (huella, rostro, voz).
- Titular: la persona a quien se refieren los datos.
- Tratamiento: cualquier operación sobre los datos: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
- Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
- Encargado: quien trata los datos por cuenta del responsable.
- Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
4.Principios
La empresa trata los datos personales con sujeción a los principios de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En la práctica esto significa que solo se piden los datos necesarios, se usan para lo que se informó, se mantienen correctos y los ve únicamente quien debe verlos.
5.Qué datos tratamos y para qué
| De quién | Qué datos | Para qué |
|---|---|---|
| Trabajadores y extrabajadores | Identificación y contacto; dirección de residencia y ubicación de la vivienda; familia y beneficiarios; estudios, cursos de vigilancia y experiencia; contrato, nómina y seguridad social; salud ocupacional e incapacidades; fotografía, huella y firma; ubicación durante el turno o el servicio; voz en las comunicaciones de radio; resultados del proceso de selección y verificación de antecedentes. | Celebrar y ejecutar el contrato de trabajo; pagar la nómina y la seguridad social; acreditar al personal ante la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada; programar y verificar los turnos, las rondas y los servicios de escolta; asignar, cuando sea posible, puestos cercanos a la vivienda del trabajador; atender emergencias; cumplir el sistema de seguridad y salud en el trabajo; expedir certificaciones. |
| Aspirantes | Hoja de vida, documentos de soporte, referencias, resultados de pruebas y entrevistas, verificación de antecedentes. | Adelantar el proceso de selección y decidir sobre la vinculación. Si no hay vinculación, los datos se conservan por un tiempo limitado para futuras convocatorias, salvo que el aspirante pida eliminarlos. |
| Clientes y sus representantes | Identificación, contacto, datos del contrato y de facturación, personas autorizadas para dar consignas y consultar el servicio. | Preparar propuestas y estudios de seguridad; ejecutar y facturar el contrato; informar sobre el servicio; dar acceso al portal de clientes. |
| Residentes, usuarios y personal del lugar vigilado | Nombre, unidad u oficina, contacto, vehículos, personas autorizadas para ingresar. | Controlar el acceso, verificar autorizaciones de ingreso, comunicar novedades y cumplir las consignas del puesto. |
| Visitantes | Nombre, documento, fotografía, a quién visita, motivo, hora de entrada y salida, vehículo y elementos que ingresa. | Controlar el acceso y proteger a las personas y los bienes del lugar; dejar constancia en la minuta del puesto. |
| Personas captadas por cámaras | Imágenes de video de las áreas vigiladas. | Seguridad de personas y bienes; verificación de hechos y novedades. |
| Proveedores y contratistas | Identificación, contacto, datos tributarios y bancarios, referencias. | Evaluar, contratar y pagar; cumplir obligaciones tributarias y de control. |
| Quienes escriben a la empresa | Nombre, contacto y contenido de la solicitud, petición, queja, reclamo o sugerencia. | Radicar la solicitud, tramitarla en el área que corresponde y responderla. |
La dirección de residencia del trabajador y la ubicación de su vivienda se usan para calcular la distancia a los puestos y asignarle, cuando sea posible, los más cercanos a su casa. La ubicación se obtiene de la dirección que el trabajador informó o de la que él mismo guarda, con su autorización, desde el portal del trabajador. Es un punto fijo, no un seguimiento: no se actualiza con sus desplazamientos, no se comparte con los clientes y el trabajador puede retirar en cualquier momento la que guardó.
La empresa no usa los datos para fines distintos de los informados, no los vende ni los cede con fines comerciales.
6.Datos sensibles
Algunos datos que trata la empresa son sensibles: la huella y el rostro que se usan para verificar la identidad, la voz que queda grabada en las comunicaciones de radio y la información de salud ocupacional e incapacidades de los trabajadores.
- Nadie está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. Cuando se pidan, se informará cuáles son, para qué se usan y que la respuesta es facultativa.
- Se tratan solo con autorización explícita del titular o en los casos en que la ley lo permite sin ella.
- El seguimiento de la ubicación del trabajador se hace únicamente durante el turno o el servicio, y la grabación de voz únicamente en los canales de radio de la operación. Ambas requieren la autorización firmada del trabajador.
- El acceso a estos datos está restringido a las personas que los necesitan para cumplir su función.
7.Niños, niñas y adolescentes
La empresa no recoge datos de menores de edad, salvo los de los beneficiarios de sus trabajadores para afiliarlos a la seguridad social y los de menores que ingresan como visitantes acompañados. En esos casos el tratamiento respeta su interés superior y sus derechos fundamentales, y la autorización la otorga su representante legal.
8.Autorización
La empresa pide autorización previa, expresa e informada antes de recoger datos personales. Puede darse por escrito, de forma verbal con registro, o por medios electrónicos, como la casilla de aceptación de los formularios de esta página y de la plataforma de la empresa. La empresa conserva la prueba de cada autorización.
Al pedirla se informa al titular qué datos se recogen, para qué, cuáles son sus derechos y cómo ejercerlos. No se requiere autorización en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos la información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones o por orden judicial, los datos de naturaleza pública y los casos de urgencia médica o sanitaria.
9.Control de acceso y videovigilancia
En los lugares donde la empresa presta el servicio se registran los visitantes y pueden operar cámaras de seguridad. Estos tratamientos se hacen para proteger a las personas y los bienes del lugar, se anuncian con avisos visibles y los datos no se usan para otro fin.
Cuando el registro de visitantes o las cámaras pertenecen al cliente que contrata el servicio, ese cliente es también responsable de los datos y la empresa los trata siguiendo sus instrucciones y esta política. El titular puede dirigir su solicitud a la empresa o al cliente.
10.Con quién se comparten
Los datos personales solo circulan cuando es necesario para cumplir las finalidades descritas:
- Autoridades: Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, autoridades judiciales, de policía, tributarias y de seguridad social, cuando lo exigen en ejercicio de sus funciones.
- Entidades de seguridad social: EPS, fondos de pensiones y cesantías, ARL y cajas de compensación, para afiliaciones y pagos.
- Clientes: los datos de identificación y acreditación del personal asignado a su servicio, y los registros del puesto que el contrato les da derecho a consultar.
- Encargados del tratamiento: proveedores que prestan servicios a la empresa (tecnología, correo, contabilidad, exámenes médicos ocupacionales, entidades financieras para el pago de nómina), obligados por contrato a guardar confidencialidad y a tratar los datos solo para el servicio encargado.
Si algún proveedor almacena datos fuera de Colombia, la empresa exige que cumpla condiciones de protección equivalentes a las de la ley colombiana.
11.Derechos de los titulares
Toda persona cuyos datos trata la empresa tiene derecho a:
- conocer, actualizar y rectificar sus datos;
- pedir prueba de la autorización que otorgó;
- ser informada del uso que se les ha dado;
- revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos;
- acceder de forma gratuita a sus datos;
- presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez haya agotado el trámite ante la empresa.
12.Cómo ejercer sus derechos
El área de Servicio al cliente, con el apoyo de la Gerencia, recibe y tramita las consultas y los reclamos sobre datos personales. Los canales son:
- el formulario de PQRS de la página web, escogiendo el tipo «Datos personales»: entrega un código de radicado para consultar el estado;
- el correo servicioalcliente@seproltda.com;
- por escrito en la Calle 49A n.º 71-03, Normandía, Bogotá D.C.
La solicitud debe indicar el nombre y el documento del titular, lo que pide, los hechos en que se apoya y un medio para responderle. Si la presenta otra persona, debe acreditar que lo representa.
Para conocer qué datos suyos tiene la empresa. Si no es posible responder en ese plazo, se le informará el motivo y la nueva fecha, que no superará 5 días hábiles más.
Para corregir, actualizar o suprimir datos, o revocar la autorización. Si no es posible responder en ese plazo, se le informará el motivo y la nueva fecha, que no superará 8 días hábiles más.
Si al reclamo le falta información, la empresa la pedirá dentro de los 5 días hábiles siguientes. Si pasan dos meses sin que el titular la complete, se entiende que desistió. Si la empresa no es la competente para resolver, dará traslado a quien corresponda en un máximo de 2 días hábiles y se lo informará al titular.
13.Seguridad de la información
La empresa aplica medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar la pérdida, la consulta y el uso no autorizados de los datos:
- acceso a los sistemas con usuario personal, permisos según el cargo y verificación en dos pasos;
- contraseñas almacenadas cifradas y conexiones cifradas a la plataforma;
- registro de los cambios que se hacen sobre la información;
- copias de respaldo periódicas;
- compromisos de confidencialidad con trabajadores y proveedores;
- archivo físico con acceso restringido.
Los incidentes de seguridad que afecten datos personales se atienden y se reportan a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos que fija la ley.
14.Tiempo de conservación
Los datos se conservan mientras dure la relación con el titular y, después, por el tiempo necesario para cumplir las obligaciones legales, contables, laborales y de vigilancia y seguridad privada, o para atender reclamaciones. Cumplidos esos términos se suprimen o se anonimizan.
Las grabaciones de radio se conservan por un tiempo limitado y luego se eliminan de forma automática.
15.Vigencia y cambios
Esta política rige desde el 1 de octubre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades para las que se recogieron los datos y los deberes legales de conservación.
La empresa puede modificarla. Los cambios sustanciales se publicarán en esta página antes de aplicarse, y si afectan la finalidad del tratamiento se pedirá una nueva autorización.
Normas aplicables: artículo 15 de la Constitución Política, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.